Een flexibele en wendbare gemeente heeft de toekomst ! Zeker als je als gemeente een hoog ambitieniveau hebt en je ook als organisatie mee moet in de ontwikkelingen om je heen.
Voor het openbaar bestuur worden daarbij 2 essentiële ontwikkelingen gezien. Ten eerste de veranderende verhouding tussen publiek management, de ambtelijke organisatie en de politiek. De tweede belangrijke ontwikkeling is de veranderende rol van gemeenten op het gebied van dienstverlening en hoe zij hun burgers hierbij  betrekken. De verhouding tussen burger en overheid verandert, omdat gemeenten veel meer dan vroeger aandacht besteden aan individuele vragen, waaronder zorgvragen,  van burgers. Dat vraagt steeds meer om een dienstverlening op maat. Voor een deel is dit het gevolg van o.a. de transities in het sociaal domein en een overheid die steeds meer digitaal wordt en haar dienstverlening daarop aanpast. In de ondersteuning van dit veranderproces zoals zich dat in de gemeentelijke organisatie voordoet kun je denken aan ‘harde’ ontwikkelaspecten, zoals processen, structuren, tooling, training en planning. Daarnaast heb  je ook ‘zachte’ ontwikkel-aspecten, zoals houding en gedrag en managementstijl. Deze ontwikkelaspecten zullen de komende tijd de aandacht hebben binnen de organisatiestrategie en de verdere acties rond de voorgestane organisatie-ontwikkeling.  
Voor het openbaar bestuur wordt het steeds belangrijker om een langetermijnvisie te hebben op de hiervoor genoemde ontwikkelingen en bewust bezig te blijven met continue verbetering. De gemeente richt zich dan ook op dat uitgangspunt   Op basis van haar missie/visie en kernwaarden wordt met de daarop afgestemde strategische keuzes de inrichting en ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie steeds meer afgestemd op de uiteindelijk te realiseren doelen.  Belangrijk is dat de visie en strategie op alle niveaus van de organisatie zijn ingebed. De veranderingen in het krachtenveld van publieke organisaties vraagt zoals gezegd ook om een herijking van persoonlijke ontwikkeling en leiderschap. Met ondersteuning van de werkgever zijn medewerkers binnen het geschetste veranderproces verantwoordelijk voor hun eigen ontwikkeling (zelfontplooiing en eigen regie). De gemeente wil de buitenwereld meer naar binnen halen en proactieve medewerkers creëren die staan voor hun product en klant. Een mooie uitdaging voor de toekomst.

Personeelsomvang

In 2018 is de feitelijke ambtelijke bezetting binnen de organisatie (264,7 fte) dicht in de buurt gebleven van de eerder primitief voor 2018 geraamde formatie van 263,5 fte. Ondanks dat deze laatstgenoemd raming gedurende het begrotingsjaar 2018 nog is bijge-steld naar 277,3 fte, is de invulling van de nog vacante formatie in dit begrotingsjaar vertraagd opgepakt. Behalve krapte op de arbeidsmarkt is de dynamiek van de organisa- tie-ontwikkeling daar mede debet aan.

Gelet op ondermeer het ambitieniveau van de gemeente en diverse politieke en maat-schappelijke ontwikkelingen, waaronder de decentralisatie van Rijkstaken, maar bijvoor-beeld ook de oprichting binnen de gemeente van de Stichting Werkplus, is in 2018 er voor gekozen zoveel als mogelijk te werken met een zgn. flexibele schil om in eerste aanleg het extra werkaanbod op te kunnen vangen. Die flexibele schil is met name ingevuld met externe inlening van arbeidskrachten. Behalve aandachtsfactoren daarbij als o.a. gewenste expertise, tijdelijkheid van specifiek werkaanbod, ondersteunende diensten en het opvangen van personele frictie, biedt de flexibele schil de gemeente de gelegenheid zich aan de hand van haar missie/visie en kernwaarden haar vaste formatie en  bezetting verder af te stemmen op een voor de toekomst gewenste invulling van een flexibel ingestelde en wendbare organisatie. De flexibele schil rond externe inlening brengt wel hogere lasten met zich ten opzichte van een vaste ambtelijke bezetting. De baten van de flexibele inzet zullen zich in de nabije toekomst dan ook ondermeer moeten gaan vertalen in een meer efficiente en effectieve organisatie. Een deel van de flexibele inzet met externe inlening is deels gefinancierd vanuit de hiervoor bedoelde vacante formatieruimte en deels met de extra, en bijv. op projectbasis, daarvoor beschikbaar gestelde gelden, danwel met een te bereiken inverdieneffect bij bijv. inkoop.    

De realisatie per 31-12-2018 m.b.t. het actief ambtelijk personeel en bestuur (excl. externe inlening) laat een onderbesteding zien t.o.v. de primitieve raming personele uitgaven 2018 van € 425.376,-. Deze onderbe-steding is m.n. toe te rekenen aan (nog) niet ingevulde vacante formatie in 2018.
V.w.b. de uitgaven externe inlening over het boekjaar 2018 is binnen de jaarrekeningstaat personele uitgaven een bedrag verantwoord van € 2.515.731,-.De dekking voor die uitgaven wordt gevonden door de hiervoor genoemde onderbesteding op formatie, het standaard budget inlening personeel voor frictie van € 250.000,- en de voor het boekjaar 2018 extra beschikbaar gestelde gelden voor aanvullende formatie en inlening t.b.v. specifieke werkzaamheden.
Het bedrag van € 2515.731,- is exclusief de kosten van externe inlening verbonden aan enkele projecten waarvoor een afzonderlijke dekking in de (programma)begroting is aangewezen.
 

Vacatureruimte
Vanaf het begrotingsjaar 2019 zal in combinatie met de voorgestane organisatie-ontwikkeling verder invulling gegeven worden aan de vacante formatieruimte binnen de personele begroting om invulling te kunnen gegeven aan de missie/visie, en kernwaarden van de gemeente, vertaald vanuit de programmabegroting 2019-2022. Een specifiek aandachtspunt daarbij is de natuurlijke uitstroom van medewerkers de komende jaren. Ook de gemeentelijke organisatie kent een vergrijzing. De gemiddelde leeftijd van de medewerker gemeente Edam-Volendam is 47,4 jaar. Die vergrijzing in combinatie met de hiervoor al geschetste organisatie- en maatschappelijke ontwikkelingen betekent, dat de gemeentelijke organisatie zich o.a. voor wat betreft haar benodigde formatie, uitstroom en vacaturevervulling ook zal moeten focussen op een strategische personeelsplanning, als onderdeel van een nog nader uit te werken strategisch personeels-management.

Inhuurkosten
Als onderdeel  van de bedrijfsvoering heeft het kostenonderdeel externe inlening de bijzondere aandacht van de gemeente. Er wordt naar gestreefd om de uitgaven rond externe inlening beperkt te houden binnen de afspraken. Daarbij wordt altijd eerst gekeken naar mogelijke interne oplossingen, alvorens er extern ingehuurd wordt. Soms wordt er ingehuurd als tijdelijke invulling op projecten als de gemeente zelf niet over o.a. daarvoor benodigde de specialistische kennis beschikt.

Zoals hiervoor al is aangegeven wordt bij de inzet van inhuurkrachten onderscheid gemaakt tussen inhuur ten laste van vacante formatieruimte enerzijds en inhuur voor de realisatie van specifieke projecten anderzijds. De eerste betreft feitelijk de vervanging in verband met vacatures of bijvoorbeeld de voorziening in personele frictie, waaronder ziekte/arbeidsongeschiktheid. Dekking hiervan wordt zoveel mogelijk gevonden in de aanwezige onderbesteding van het salarisbudget. Voor de tweede soort inhuur zijn specifieke exploitatie-budgetten of investeringsbudgetten beschikbaar.

Jaarlijkse aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen

In de begroting 2018 en de daaraan gekoppelde meerjarenraming zijn verplichtingen opgenomen, die voortvloeien uit wachtgelden/pensioenen wethouders, werkgeverslasten overige post-actieven. Voor de vakantiedagen wordt uitgegaan van een jaarlijks gelijkmatige opname. De verplichtingen met betrekking tot de wachtgelden van gewezen wethouders zijn in overleg met de accountant ondergebracht in twee daartoe strekkende voorzieningen, geregistreerd onder nr. 97490 (Voorziening Appa), respectievelijk onder nr. 97500 (Appa Voorziening i.v.m. arbeidsongeschiktheid gewezen wethouder). Voor 2018 zijn de volgende uitgaven gerealiseerd.